Die wichtigsten Punkte zum Check-in im Überblick:
- Klassischer Hotel-Check-in wandelt sich von persönlich zu digital
- Online-Check-in spart Zeit für Gäste und Personal
- Mobiler Check-in verbessert Abläufe und Gästeerlebnis
- Self-Check-in besonders gefragt bei Spätanreisen und Businessgästen
- 24-Stunden-Check-in-Modelle stärken Marketing und fördern Direktbuchungen
- Check-in-Richtlinien sollten auf die Zielgruppe abgestimmt sein
- Automatisierte Abläufe entlasten die Rezeption und steigern die Servicequalität
Der erste Eindruck ist sehr wichtig, besonders im Hotel. Beim Check-in entscheiden Gäste oft, ob sie sich willkommen und sicher fühlen. Nach einer langen Reise wünschen sie sich vor allem eines: einen schnellen und einfachen Ablauf. Sie möchten freundlich begrüßt werden, sich gut informiert fühlen und auf ihre Wünsche eingehen können. Früher war der Check-in meistens persönlich mit einem Lächeln, einem Papierformular und einem klassischen Zimmerschlüssel.
Heute sieht das oft anders aus. Digitale Lösungen wie Self-Check-in, mobile Schlüssel (per Smartphone) und automatische Kommunikation gehören immer häufiger zum Alltag im Hotel.
Für Gastgeber bringt das neue Herausforderungen: Sie müssen die hohen Erwartungen der Gäste erfüllen, dürfen dabei aber nicht den persönlichen Service oder ihr Team vernachlässigen. Digitale Werkzeuge können helfen: Sie machen die Abläufe einfacher, verkürzen Wartezeiten und ermöglichen eine gezielte Nutzung von Zeit und Personal. So bleibt mehr Raum für die individuelle Betreuung Ihrer Gäste.
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In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, wie sich der Check-in verändert hat, welche digitalen Möglichkeiten es gibt und wie Sie die Qualität Ihres Services verbessern können. Sie erfahren, wie Sie Ihr Personal entlasten, das Gästenerlebnis positiv gestalten und Ihr Hotel fit für die Zukunft machen.
Der klassische Hotel-Check-in: Ablauf & Erwartungen
Ein traditioneller Check-in verläuft in den meisten Hotels nach einem festen Muster, das sowohl den reibungslosen Ablauf als auch den ersten Eindruck der Gäste prägt:
- Ankunft des Gastes an der Rezeption
- Begrüßung, Prüfung der Buchungsdaten und Identität
- Ausfüllen des Meldescheins (gesetzlich vorgeschrieben)
- Übermittlung wichtiger Informationen zum Aufenthalt (z. B. Frühstück, WLAN, Hausregeln)
- Angebot eines Welcome-Drinks oder kleiner Aufmerksamkeit
- Hinweis auf digitale Services und Zusatzleistungen
- Information zu nachhaltigen Angeboten und Umweltoptionen
- Ausgabe von Schlüssel oder Zimmerkarte
- Optional: Gepäckservice aufs Zimmer
- Information zu Check-out-Zeiten, Sonderhinweisen und Sicherheitsaspekten
- Abfrage individueller Wünsche oder besonderer Bedürfnisse
- Persönliche Empfehlungen für die Umgebung
- Hinweis auf Feedback-Möglichkeiten
Ein guter Check-in ist mehr als nur Papierkram. Wenn das Hotel auf Wünsche eingeht und über Angebote informiert, fühlen sich Gäste gleich wohl und willkommen.
Neuerung ab 2025: Meldeschein entfällt für deutsche Gäste
Ab 2025 gibt es eine wichtige Änderung: Für deutsche Gäste entfällt die Pflicht, beim Check-in einen Meldeschein auszufüllen. Das macht den Ablauf einfacher und schneller. Gleichzeitig wird es für Hotels noch leichter, digitale Check-in-Lösungen anzubieten und den Service weiter zu verbessern.
So profitieren Gäste und Hotel von flexiblen Check-in-Zeiten
Heutzutage kommen Gäste aus den verschiedensten Ländern und haben ganz unterschiedliche Anreisezeiten. Oft entscheiden sie sich auch spontan für ihre Reise, sodass feste Check-in-Zeiten nicht immer gut passen.
Gerade wenn ein Flug sehr früh am Morgen oder erst spät am Abend landet, ist es für die Gäste besonders wichtig, flexibel einchecken zu können. So fühlt sich jeder Gast willkommen – ganz unabhängig von der Uhrzeit.
Anbieter wie Airbnb bieten heutzutage schon flexible Check-in-Zeiten an. Hotels können das auch tun, zum Beispiel so:
- Gäste können früher ins Zimmer (Early Check-in), oft gegen eine kleine Gebühr.
- Gäste können später auschecken (Late Check-out), manchmal auch gegen eine kleine Gebühr.
- Gäste können selbst bestimmen, wann sie einchecken, zum Beispiel mit einem Automaten oder einer Online-Anmeldung.
Gut zu wissen:
Viele Gäste zahlen gerne etwas mehr, wenn sie flexibler ein- oder auschecken können. So verdient das Hotel zusätzlich Geld und die Gäste sind zufriedener.
Digitale Lösungen: Online-, Self- und Mobile-Check-in
Immer mehr Hotels setzen auf digitale Check-in-Optionen, um den Aufenthalt für ihre Gäste noch angenehmer und individueller zu gestalten. Egal ob Online-Check-in, Self-Check-in-Terminal oder mobiler Check-in per Smartphone. Moderne Lösungen helfen Ihnen, Zeit zu sparen, flexibler zu sein und sich auf die unterschiedlichen Wünsche Ihrer Gäste einzustellen.
Online-Check-in
Beim Online-Check-in tragen Gäste ihre persönlichen Daten bereits vor der Ankunft bequem von zu Hause aus ein. Sie füllen das Meldeformular digital aus und können oft schon Wünsche oder Zusatzleistungen angeben. Das spart Zeit an der Hotelrezeption und sorgt für einen entspannten Start in den Urlaub.
Vorteile von Online-Check-in:
- Daten werden vorab online übermittelt
- Wartezeiten bei Ankunft werden reduziert
- Häufig können Gäste Zimmerpräferenzen oder Extras direkt auswählen
Self-Check-in-Terminal
Ein Self-Check-in-Terminal ist ein digitales Gerät, an dem Gäste selbstständig einchecken können ohne die Hilfe vom Personal. Das ist besonders hilfreich, wenn Ihre Gäste spät anreisen oder schnell ins Zimmer möchten. Am Terminal geben sie ihre Daten ein, füllen den Meldeschein aus und erhalten sofort ihre Zimmerkarte. So können sie flexibel anreisen und das unabhängig von den Öffnungszeiten der Rezeption.
Vorteile von Self-Check-in-Terminal:
- Besonders praktisch bei später Anreise oder wenn die Rezeption nicht durchgehend besetzt ist.
- Schneller und unkomplizierter Check-in ohne Warteschlange
- Oft mit mehrsprachiger Benutzerführung
Mobiler Check-in
Ein mobiler Check-in ermöglicht es Gästen, ihren Check-in ganz oder teilweise bequem über ihr mobiles Gerät zu erledigen. Sie geben ihre Daten online ein, bevor sie im Hotel ankommen. Diese moderne Lösung bieten vor allem Hotels an, aber auch andere Dienstleister nutzen sie, um den Anreiseprozess zu erleichtern. Meistens melden sich die Gäste über eine Hotel-App oder einen Link auf ihrem Handy an.
Viele Hotels stellen zudem digitale Schlüssel bereit, die direkt aufs Smartphone geladen werden. So können die Gäste ihr Handy als Zimmerschlüssel nutzen und ohne Wartezeit an der Rezeption direkt ins Zimmer gehen. Das macht die Ankunft flexibler, schneller und stressfreier. Besonders praktisch ist das für alle, die außerhalb der üblichen Öffnungszeiten anreisen oder lange Wartezeiten vermeiden wollen.
Vorteile von einem mobilen Check-in:
- Check-in und Zugang zum Zimmer komplett per Smartphone
- Besonders komfortabel für Vielreisende und Technikaffine
- Digitale Schlüssel erhöhen die Flexibilität und Sicherheit
Auch im Jahr 2025 nutzen viele Hotels digitale Check-ins und verbinden sie mit persönlichen Momenten. Kleine Dinge wie ein Snack oder eine persönliche Begrüßung zeigen den Gästen: Sie sind willkommen – trotz des digitalen Ablaufs. So bleibt der Aufenthalt besonders und persönlich.
Moderne Hotels denken den Check-in neu
Hotels, die das Gästeerlebnis ganzheitlich gestalten, setzen heute auf innovative Lösungen, wie zum Beispiel:
• Digitaler Pre-Check-in inklusive Abfrage von Frühstückswünschen und Allergien
• Automatische Begrüßungs-E-Mails mit Wegbeschreibung, QR-Code und WLAN-Passwort
• Self-Check-in-Kioske mit Upgrade-Optionen, etwa Zimmer mit Balkon oder Spa-Zugang
Exklusives Wissen: Ein vollständig digitaler Pre-Check-in kann die Verweildauer an der Rezeption um 60 % reduzieren und gleichzeitig den Umsatz pro Gast um 8 % steigern.
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