Ein Self Check in im Hotel bedeutet für Sie als Gast vor allem eines: Sie kommen ganz entspannt an, genau dann, wann es für Sie passt. Ohne Wartezeit an der Rezeption und ohne sich an feste Öffnungszeiten halten zu müssen. Auch das Ausfüllen von Formularen vor Ort entfällt komplett.
Stattdessen erhalten Sie alle wichtigen Informationen bereits im Voraus digital von uns, zum Beispiel per E Mail oder SMS. Dort finden Sie alles, was Sie für einen reibungslosen Start brauchen. Vom Zugang zum Hotel oder Zimmer über einen Türcode bis hin zu allen wichtigen Hinweisen für Ihre Anreise. Ihre persönlichen Daten können Sie ebenfalls ganz bequem vorab eingeben, und wenn Sie möchten, auch die Zahlung direkt online erledigen.
So wird die Anreise deutlich einfacher und vor allem stressfreier. Sie kommen an und gehen ohne Umwege direkt in Ihr Zimmer. Alles fühlt sich schneller, klarer und unkomplizierter an, sodass Sie entspannt in Ihren Aufenthalt starten können.
Auch für uns im Hotel bringt dieser Ablauf viele Vorteile. Wir gestalten den Check in effizienter und reduzieren viele Abläufe im Hintergrund. Gleichzeitig vermeiden wir Wartezeiten an der Rezeption und ermöglichen Anreisen rund um die Uhr, unabhängig von klassischen Öffnungszeiten.
Und trotzdem bleibt für uns das Wichtigste gleich: Wir sind persönlich für Sie da, wenn Sie uns brauchen. Einfach erreichbar, aufmerksam und mit dem Anspruch, Ihnen jederzeit einen guten Aufenthalt zu ermöglichen.
Was bedeutet Self Check in im Hotel?
Self Check in bedeutet, dass Gäste den Check in selbst durchführen. Dazu gehören die Eingabe der persönlichen Daten, das Bestätigen der Buchung und das Ausfüllen des digitalen Meldescheins. Je nach Hotel kommen auch die Zahlung und der Zugang zum Zimmer dazu. Das erfolgt zum Beispiel über einen Code oder einen digitalen Schlüssel.
Wie digital der Prozess ist, hängt vom jeweiligen Hotel ab. Manche Häuser nutzen Self Check in nur zur Vorbereitung vor der Anreise. Andere gestalten den gesamten Ablauf komplett digital bis hin zum Zimmerzugang.
Der persönliche Kontakt bleibt dabei erhalten. Viele Hotels bieten zusätzlich Support per Telefon, Chat oder Backoffice an. So erhalten Gäste jederzeit Hilfe und profitieren gleichzeitig von einem schnellen und einfachen Ablauf.
Der Unterschied zwischen Self Check in, Online Check in und Mobile Check in
Self Check in ist der Oberbegriff für alle Check in Abläufe, die Gäste selbst erledigen. Man spricht dabei auch von digitalem Check in, kontaktlosem Check in oder Self Service Check in. Wichtig ist: Der Check in funktioniert ohne den klassischen Gang zur Rezeption. Das kann vor der Anreise oder direkt im Hotel passieren. Je nach Hotel erfolgt das über ein Terminal, eine Website oder eine App.
Online Check in bedeutet, dass der Check in vor der Anreise stattfindet. Gäste geben ihre Daten über eine Website oder ein Formular ein und bestätigen ihre Buchung schon vorher am Laptop oder Tablet. Bei der Ankunft ist dann alles bereits vorbereitet.
Mobile Check in bezeichnet im Grunde denselben digitalen Ablauf, nur speziell über das Smartphone. Der Check in läuft über eine App oder eine mobile Website und ist dadurch jederzeit und überall möglich. In der Praxis werden diese Begriffe oft gleich verwendet. Viele Hotels bieten zum Beispiel einen Online Check in an, der auch mobil funktioniert und damit Teil eines größeren Self Check in Prozesses ist.
Für Sie als Gast ist der Name am Ende nicht wichtig. Entscheidend ist nur, dass der Check in einfach ist und Sie schnell und ohne Umwege in Ihr Zimmer kommen.
Wie funktioniert der Self Check-in im Hotel?
Der Self Check in im Hotel ermöglicht es Gästen, ihren Check in selbst und digital zu erledigen. Sie kommen ohne Wartezeit an und gehen direkt ins Zimmer. Viele Schritte laufen dabei automatisch im Hintergrund. Das Hotel bereitet alles vor, damit die Anreise schnell, einfach und stressfrei abläuft.
Schritt 1: Informationen vor der Anreise
Gäste erhalten nach der Buchung oder kurz vor der Anreise alle wichtigen Informationen per E Mail oder direkt aufs Smartphone. Damit sind alle Angaben gemeint, die sie für eine einfache und stressfreie Anreise brauchen. Dazu gehören die Buchungsbestätigung, die Check in Zeiten, die Adresse des Hotels und eine kurze Beschreibung der Anfahrt.
Oft senden Hotels auch einen Link zum digitalen Check in mit. Dieser kommt direkt vom Hotel oder vom Buchungssystem. Über diesen Link starten Gäste den Check in schon vor der Reise und geben ihre Daten in Ruhe online ein. Viele Hotels ergänzen diese Nachricht mit praktischen Infos für den Aufenthalt. Dazu zählen zum Beispiel Parkmöglichkeiten, Frühstückszeiten, WLAN Zugang oder die Öffnungszeiten von Restaurant und Spa.
Auch Extras wie Shuttle Service, Fahrradverleih oder besondere Zimmerwünsche stehen oft direkt dabei. So bekommen Gäste schon vor der Anreise ein klares Bild vom Hotel. Sie fühlen sich gut vorbereitet und kommen entspannter an.
Schritt 2: Der Gast gibt seine Daten online ein
Der Gast gibt seine persönlichen Daten selbst online ein. Das funktioniert am Smartphone, am Computer oder am Tablet. Dazu gehören Name, Adresse und Kontaktdaten. Je nach Hotel gibt der Gast auch die Ausweisdaten für den gesetzlich vorgeschriebenen Meldeschein ein.
Der Gast füllt die Daten über ein sicheres digitales Formular aus. „Sicher“ bedeutet, dass das Hotel die Daten geschützt überträgt und nur für den Check in und die Meldung nutzt. Hotels halten dabei alle gesetzlichen Vorgaben ein.
Der Gast erledigt diesen Schritt schon vor der Anreise. Das geht zu Hause oder unterwegs, überall dort, wo Internet verfügbar ist.
So ist ein großer Teil des Check ins bereits abgeschlossen, bevor der Gast im Hotel ankommt. Der Ablauf vor Ort wird dadurch einfacher und schneller. An der Rezeption entfallen viele Formalitäten und der Gast kann direkt ins Zimmer gehen.
Schritt 3: Zahlung, Meldeschein und Identifikation werden geprüft
In diesem Schritt prüft das Hotel die Zahlung, die Buchungsdaten und die Gästedaten, damit alles vollständig und korrekt ist.
Viele Hotels nutzen dafür ein PMS System (Property Management System). Das ist die zentrale Hotelsoftware, in der alle Buchungen, Zimmer und Gäste verwaltet werden. Je nach Hotel laufen diese Prüfungen automatisch im System oder das Team kontrolliert einzelne Punkte im Backoffice.
Offene Beträge kann der Gast direkt online bezahlen. Das Hotel nutzt dafür ein sicheres Online Zahlungssystem, zum Beispiel Stripe, Adyen oder die integrierte Zahlung im Buchungssystem. Oft passiert die Zahlung schon vorher oder genau in diesem Schritt.
Auch der digitale Meldeschein wird in diesem Schritt verarbeitet. Das Hotel übernimmt die Daten direkt in das System und erfüllt damit die gesetzlichen Vorgaben zur Anmeldung von Gästen. Zusätzlich prüft das Hotel je nach Lösung die Identität des Gastes. Das passiert zum Beispiel über Ausweisdaten, einen Foto-Upload oder in Zukunft häufiger über den digitalen Personalausweis.
Gute Self Check in Systeme zeigen dem Gast klar, was gerade passiert. Zum Beispiel mit kurzen Hinweisen wie „Zahlung wird geprüft“ oder „Daten werden übernommen“. So bleibt der Ablauf verständlich und transparent Für den Gast läuft dieser Schritt im Hintergrund ab. Er muss nichts mehr tun und der Check in geht direkt weiter.
Schritt 4: Der Gast erhält Zimmernummer, Code oder digitalen Schlüssel
Nach dem erfolgreichen Check in erhält der Gast seinen Zugang zum Zimmer. Das Hotel nutzt dafür je nach Ausstattung verschiedene Lösungen. Dazu gehören eine Zimmernummer mit Schlüsselkarte, ein Türcode für das Zimmerschloss, ein QR Code, ein digitaler Schlüssel in einer App oder eine Keybox. Eine Keybox ist ein kleiner gesicherter Kasten, in dem der Zimmerschlüssel liegt und der sich mit einem Code öffnen lässt.
Die Zugangsdaten kommen direkt vom Hotel und werden per E Mail, SMS oder über die Hotel App verschickt. Manche Hotels bieten zusätzlich ein Check in Terminal im Hotel an, an dem der Gast selbst eincheckt und Informationen abrufen kann. Vor Ort sorgen klare Beschilderungen und gut sichtbare Check in Bereiche für eine schnelle Orientierung. So findet der Gast direkt ins Zimmer und startet ohne Umwege in seinen Aufenthalt.
Schritt 5: Bei Fragen hilft ein Support oder Backoffice
Auch beim Self Check in können Fragen entstehen. Das passiert zum Beispiel, wenn ein Code nicht funktioniert oder der Eingang nicht sofort gefunden wird. Manchmal kommt es auch zu technischen Problemen. Ein Türcode öffnet dann nicht, eine App lädt nicht oder die Internetverbindung ist schlecht. Auch ein Check in Terminal kann kurz ausfallen.
Darum bietet das Hotel jederzeit Hilfe an, damit der Gast nicht allein bleibt.
Je nach Hotel erreicht der Gast den Support über ein 24 7 Backoffice, einen Telefonservice oder einen Chat.
So bekommt der Gast auch ohne Rezeption schnell Hilfe und eine passende Lösung für sein Problem.
